マンションの理事長職を終えた
ここ一年間マンションの理事長をしていたのだが、先日引き継ぎなどを終えた。
今年の初めあたりは結婚式準備とか仕事のトラブルが重なってかなり大変だった記憶がある。
自分の年齢で担当するケースはあんまり無い気がするのでつらつらと書くことにする。
輪番制
他のマンションも大体そうらしいが、自分のところは1年ごとに管理組合の役員を交代する。
その中で理事長、会計、監査をそれぞれ務める。
以前は会計をやっていて、それはそれで大変だったのだが、今回は「在宅が多くやりとりしやすいから」という理由で理事長になってしまった。
大変そうというのはあったが、一度経験した方が後々いいかもと思い引き受けた。
やっていたこと
マンションによっては管理会社に色々委託しているところもあるらしいが、うちでは完全に自主的に運営している。
管理会社を利用しているところと比べると自分達でやる範囲が多い。
これは大変といえば大変なのだが、いわゆる「当事者意識」があるのは良いことかもしれない。
全部人任せにすると全体を把握する気力もなくなると思う。
お金周りのこと、例えば通帳の管理、支払い、決算の作成などはすべて会計がやるのだが、
それ以外はほぼすべて理事長担当になる、といって良いと思う。
実際には以下のようなことをしていた。
- 回覧板を回す
- 耐震工事関連の捺印
- 誤配達を防ぐため、マンションの看板の発注、取付
- マンションの定例総会の取り仕切り
- 管理組合の役員や、業者とのメール、電話での調整
- アンケートや議事録などの資料作成
仕事の経験が役に立つ
メール、電話でのやりとりや、会議のファシリテート、資料作成といった作業は実際の仕事とほぼ同じなので、同じようなやり方で割りと手際よく進んだと思う。
ただ会社と違い、居住者はビジネスマンみたいな人ではないのでコミュニケーションはうまくいかないと感じることは多々あった。
以前、会計をネットバンク化しようとしたときも大分難航し、結局ネットバンクが使い物にならないということで諦めたりしていたが、当時よりはうまくリードできた気はする。
例えばマンションの工事関連の議論が収集つかなくなったとき、その場でホワイトボードに図面を書いてそれをベースに話したが、認識を揃えるのにちょうど良かった。
また資料作成においてChatGPTも役に立った。例えば掲示板に掲示するような案内を作成するときにそれっぽい文面を考えてくれるので大分助かった。
理事長引き継ぎ後のトラブル
年次の定例総会が終わり、次の担当者に引き継いで無事完了……と思っていたのだが、その後居住者から電話があった。
総会の議事録に出欠の未提出者として部屋番号を記載していたのだが、そもそもお知らせが来ていないというお怒りの電話だった。
お知らせは戸数分だったので投函忘れるというのは考えにくいのだが、正直配布時のことまでは覚えていないし、こちらの手違いの可能性も多いにある。
その場は素直に謝罪して、その後お詫びの文書を掲示した。
思えば、会社だとCSや営業の方はこういったクレーム対処とかもやってくれているわけだが、今の自分のポジションだとそこまで出向くケースはまずない。
改めてフロントにたってくれるメンバーには頭が上がらないなと思う。
ただお詫びの文書の作成については、障害報告書を書いた経験が活かせた気がする。ついでに言うとここでもChatGPTが活躍していた。
月次で回覧しているマンション管理センター通信という冊子だと実際にあったトラブルが話題になっていることも多い。
居住者と直接会う機会もほとんど無いし、住居やお金に関わるところなので問題になりやすいかもしれない。
ここまで書くとネガティブな印象が強いのだが、基本的には定形的な事務作業をするだけだし、居住者の皆さんからお礼言われることもあり、普通の仕事の延長線上にあると言って良いと思う。
